Организация рабочего процесса

NePlankton 0 6630
Организация рабочего процесса

Принимаясь за воплощение собственных идей и проектов, многие быстро понимают, что самой сложной частью такого пути является даже не недостаток денежных средств или конкурентный рынок, а организация собственного времени и рабочего процесса. Будучи офисным работником быстро привыкаешь к тому, что все процедуры и цели давным давно уже кем-то определены и прописаны, а для пущей мотивации у тебя есть начальство, которое регулярно проверяет результаты твоей работы.

В своих же проектах ты сам себе начальник, и никто не следит за каждым твоим действием (и ты начинаешь понимать, насколько сильно это всё-таки способствовало твоей эффективности). Вдобавок кружится голова от величины и широты проектов и огромного количества шагов и действий, которые ты должен предпринять, чтобы твой бизнес стал успешным. И, наконец, многочисленные нюансы, которые неизбежно возникают в процессе, ещё больше нагружают твой (и ничей больше) мозг.

К счастью, существует масса руководств по тому, как правильно организовать свой рабочий процесс и добиться качественных результатов в кратчайшие сроки — мы не будем перечислять всё подряд, а остановимся только на самых важных моментах, исходя из собственного и чужого опыта.

Ставь перед собой чёткие цели

Есть такое правило: как можно чаще в течение дня спрашивай себя: “зачем я это делаю?”. Если ответ находится быстро и он тебя устраивает — продолжай намеченное, если же нет — займись лучше чем-то более полезным. Независимо от того, решишь ли ты придерживаться этого совета, ставить для себя чёткие и достижимые цели нужно обязательно.

Будь то глобальная цель по организации функционирующего и доходного онлайн-бизнеса — или промежуточная цель добиться определённого уровня посещаемости для сайта в конкретный срок — очень важно в любой момент времени иметь представление о своих задачах, а в идеале — иметь их в виде списка. Расставь приоритетность для каждого пункта списка — это поможет определиться с порядком выполнения действий.

Сократи количество источников информации

Одна из причин неорганизованности состоит в том, что информация поступает к нам со всех сторон. Постарайся сократить количество этих источников или, по возможности, объединить некоторые из них в один. Например — используй один ящик электронной почты (претендент номер один — Gmail);

Ограничься парой-тройкой новостных изданий для регулярного чтения (или попробуй агрегаторы новостей); храни все свои файлы в одном месте (не считая резервных копий, конечно). Сознательное сужение потоков информации поможет тебе концентрироваться на действительно важных вещах.

Упорядочи рабочее пространство

Почисти свой компьютер и создай отдельные папки для всех проектов, называй файлы развёрнуто и понятно, распредели свою электропочту по папкам, присвой письмам ярлыки и уровень приоритетности. Для хранения файлов используй облачные хранилища данных, такие как Google Drive или Яндекс.Диск — это позволит тебе иметь доступ к необходимой информации с любого компьютера или мобильного устройства.

Те же принципы относятся и к физическому пространству — убери все лишнее со своего рабочего места, заведи каталог по алфавиту или по датам для всех бумажных документов, держи свой рабочий стол в чистоте в конце концов!

Используй календарь и список дел

Если в прошлом ты не видел в них никакой пользы, значит либо твоя жизня была беззаботной и лёгкой — либо тебе не хватало организованности. При правильном использовании календаря твоя эффективность повысится в разы — ты будешь успевать большее за меньшее время, за счет чего у тебя будет оставаться больше времени на отдых и развлечения, которые так же необходимы для сохранения свежей головы, как и работа.

Список дел должен быть несложным, однако слишком простой может оказаться бесполезным — не помешает внести классификации для сортировки задач (например, по срочности, важности, типу работы и т.д.). Существует множество бесплатных онлайн-инструментов, приложений и плагинов к браузерам, выполняющих эти функции — конкретный выбор зависит от твоего личного вкуса.

Разбивай рабочий процесс на этапы

Имея дело с крупной задачей, составь чёткий пошаговый план её выполнения — это не только увеличит эффективность твоей работы, но и позволит тебе ещё раз взглянуть на проблему “с высоты птичьего полёта” и убедиться, что ничего не упущено. Не забывай назначать сроки для каждого этапа и заносить всё это в свой календарь.

Держи при себе блокнот

Несмотря на то, что почти все процессы переводятся в наше время в виртуальную форму, некоторые вещи попросту удобнее делать в старом-добром бумажном блокноте. Если тебе не хочется носить блокнот при себе, то для ситуаций, когда ты находишься не за своим рабочим столом, обрати внимание на приложения для смартфонов, выполняющие похожие функции (удобное место для быстрых заметок) — например, Evernote.

Веди финансовую отчётность

Слежение за состоянием своего счета, выплатами и полученными средствами может оказаться для многих непростой задачей. Тем не менее, любой уважающий себя предприниматель должен в каждый момент времени иметь представление о своих финансах — вряд ли стоит расписывать, почему это так важно. Даже если ты считаешь, что на самом певром этапе разработки проекта мелкие траты и приходы не заслуживают того, чтобы где-то их упорядоченно записывать — поверь на слово, ты будешь впоследствии благодарить себя за то, что всё-таки сделал это.

Для многих из нас процесс организации рабочего процесса будет (особенно поначалу) нудной и удручающей задачей — к чему тратить время на уборку на столе, когда работы над проектом — непочатый край? Однако опыт тысяч предпринимателей и топ-менеджеров подсказывает, что только так ты сможешь добиться наилучших результатов, не упустив ничего из вида и не допуская серьезных ошибок. Возможно, тебе потребуется несколько недель или даже месяцев, прежде чем вышеприведенные принципы войдут в привычку и начнут давать первые плоды, но выигрыш в личной эффективности по сравнению с собой в прошлом — и по сравнению с конкурентами — может оказаться решающим фактором твоего успеха.